Menu
EnglishDocument- & Informatiebeheer
We starten door samen met jou een goede digitale structuur binnen je organisatie te bedenken. Onze jarenlange ervaring in het structureren van digitale informatie vormt hierbij de basis.
Kostenbesparing
Samen stemmen we af tot op welke hoogte de software op maat wordt ingericht voor je bedrijf. En wat eventueel later valt in te kopen, zodat je niet meteen voor extreem hoge aanschafkosten komt te staan.
Kortere doorlooptijden
We trainen niet alleen gebruikers, maar ook één of meerdere beheerders. Zodat je in de toekomst zelf wijzigingen aan kunt brengen en minder afhankelijk bent van ondersteuning door consultants.
Kwetsbaarheid
DocBase zorgt ervoor dat je bedrijf het maximale uit de software kan halen. Als medewerkers enige tijd met onze software hebben gewerkt plannen we een evaluatiemoment in om de puntjes op de i te zetten.
Documenten zijn nog altijd een belangrijke drager van informatie
Document Management
Vaak een document kwijt? Verkeerde offerte naar een klant verstuurd? Onveilige opslag van personeelsdossiers? Niet de juiste versie van handleidingen beschikbaar voor klanten? Overzichtelijke, digitale dossiers besparen medewerkers veel tijd en moeite. En voor de organisatie dus veel geld. DocBase ordent de hele informatiestroom van diverse documenten en voor verschillende afdelingen binnen jouw organisatie.
DocBase ondersteunt diverse werkprocessen: je krijgt bijvoorbeeld een mailbericht als een document ontbreekt in een dossier. Ook is van elk document duidelijk welke status het heeft, wie er toegang toe heeft of door wie het is ondertekend.
DocBase helpt je informatie en documenten structureren, zodat je van zoeken naar vinden kunt gaan. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Werken met sjablonen
Wil je altijd dezelfde huisstijl om professioneel over te komen bij je klanten? Creëert je organisatie veel documenten voor klanten? Ben je veel tijd kwijt bij het opmaken van contracten of offertes?
Met DocBase X-Forms creëer je eenvoudig documenten. De huisstijl staat ook meteen klaar in MS Word als je X-Forms gebruikt. In een sjabloon. Je voegt de juiste gegevens toe en slaat de informatie op de juiste plek op. Zo borg je merkbeleving en consistentie van je communicatie. Je bespaart dubbel werk en houdt tijd over voor andere taken.
Heb je zojuist een offerte verstuurd? Dan slaat X-Forms hem automatisch op onder de juiste klant. Met X-Forms maak je snel, foutloos en gemakkelijk brieven, offertes, contracten of memo’s.
Enterprise Search
Verspil jij veel tijd aan het zoeken naar content? En heeft jouw organisatie in de loop der jaren ook veel informatie verzameld en meerdere datasystemen gebouwd? Dan kan het maar zo zijn dat relevante informatie voor het nemen van beslissingen moeilijk te vinden is of zelfs geheel ontbreekt. Met Enterprise Search Software haal je georganiseerd zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens binnen jouw organisatie op.
Een Enterprise Search oplossing is dus een daadkrachtige tool om al die complexe datasystemen te doorzoeken. Op een veilige, snelle en eenvoudig te beheren manier. Het soort documenten waar we het dan over hebben loopt uiteen van de bekende Word- en Excel-documenten tot e-mails, xml-bestanden, video en audio. Je krijgt in je zoekresultaten alle items die tenminste één keer voor komen. Zo bespaart het iedereen veel tijd; tijd die over blijft voor belangrijker zaken.
Wilt u ook met DocBase aan de slag?
Samen gaan we op zoek naar de juiste inrichting
AVG-proof
Door authenticatie en automatisch verwijderen voldoet je aan de Privacywet.
Altijd alles vinden
Alle informatie vind je gestructureerd terug.
Inzicht en gebruiksgemak
DocBase toont de relevante data per vestiging of per onderwerp.
Kosten besparen
Je bent minder tijd kwijt aan administratieve zaken.
Overzicht van onze DocBase klantcases
Onderwijs
“Als concernsysteem voor Document Management voldoet DocBase aan onze strenge eisen en stelt het ons in staat goede, stabiele en geïntegreerde ICT oplossingen aan onze organisatie te bieden. Ook niet onbelangrijk; de gecontroleerde weg naar minder opslag van papier en het leegmaken van archiefkasten en -ruimtes hebben we met DocBase definitief en serieus ingeslagen, met voor iedereen alleen maar voordelen. En daar gaat het om”
Marcelle Zeddeman, servicemanager bij Hogeschool Rotterdam.
Financiële dienstverlening
“Dankzij DocBase en de veilige gehoste omgeving kunnen we dit werk in de kortst mogelijke tijd en tegen de laagst mogelijke kosten doen. Wat betreft privacy: wij zijn voor onze opdrachtgevers een outsourcing partij, dus zodra dossiers zijn afgehandeld wordt alle informatie daarover verwijderd. Dit model brengt persoonlijke benadering en de meest effectieve automatisering bij elkaar. DocBase is voor ons een uiterst belangrijke tool in dit hele model. Het is betaalbaar, aanpasbaar en leidt tot een optimale procesbeheersing”
Bas van Pelt, Co-Founder van Netvice
Zorg
Een academisch ziekenhuis bij onze zuiderburen maakt al meer dan tien jaar gebruik van DocBase voor alle niet-patiënt gerelateerde documentatie. Het is uiterst belangrijk dat men de juiste protocollen van dat moment hanteert voor bijvoorbeeld het schoonmaken van een dialyse-apparaat. DocBase ondersteunt het proces van versiebeheer en het reviewen hiervan op digitale wijze. Ook wordt bijgehouden of de juiste papieren versie (een verplichting in het ziekenhuis) bij het betreffende apparaat aanwezig is. Dat is kwaliteitsmanagement in optima forma.
Ledenorganisaties
DocBase is ook heel goed als CRM oplossing te gebruiken. Zo beheert de grootste ledenorganisatie van Nederland haar vier miljoen leden met DocBase X-Forms. DocBase slaat verzonden brieven automatisch bij de betreffende leden op. Een andere ledenorganisatie biedt met DocBase belangrijke informatie aan honderden zorgspecialisten in de GGZ-sector via een koppeling met hun Intranet.
“De acceptatie van het systeem is veel groter dan we hadden verwacht. Mensen zien dat het gewoon werkt en dat is gunstig, want deze implementatie van DocBase scheelt de organisatie erg veel tijd en geld. En als we iets niet hebben in de zorg, is het tijd en geld…”
Bob Gerzon, directiesecretaris bij GGZ Nederland
Labaratoria
“Voor ons soort omgevingen geldt dat onze kwaliteitsdocumenten goed vindbaar moeten zijn, dat je altijd over de juiste versie beschikt en dat je weet wat de geschiedenis is van zo’n document. DocBase houdt dat allemaal perfect bij. Bijkomend voordeel is het online kunnen invullen van de monstername formulieren en de weerslag daarvan ook opslaan in DocBase opslaan. Volledig papierloos werken is de toekomst.”
Sipke Talsma, kwaliteitsfunctionaris bij ALNN
