Als autodealer goed voorbereid op audits van de importeur! 6 voordelen

Automotive! Wat is het toch een mooie branche. Constant nieuwe ontwikkelingen, steeds weer nieuwe, modernere, geavanceerdere en technisch verfijndere auto’s en in de afgelopen jaren zijn er mooie resultaten behaald.

Dit komt mede dankzij de bekende nieuwe WLTP normering (metingen onder realistische omstandigheden). Even kort uitgelegd: dankzij de WLTP worden auto’s duurder door een hogere BPM. Mensen konden tot voor kort nog hun nieuwe auto kopen volgens de oude NEDC norm met de lage BPM. Voor de automotive heeft dit voor een geweldige boost gezorgd. Samen met de ontwikkelingen van elektrische auto’s en het autonoom rijden maakte de automotive dit jaar tot een boeiende en dynamische branche.

Toch zijn er ook mindere kanten aan de automotive. Zeker nu de resultaten zo goed zijn, komt er ook steeds meer administratie bij kijken. Bij de administratie horen ook de periodieke audits.

Audits

Iedereen in de automotive kent het wel, de periodieke audits waarbij de documentatie van verkoopdossiers wordt gecontroleerd. Het neemt altijd onnodig veel tijd in beslag en de stress wanneer er documenten missen in een dossier is frustrerend. Dit wilt u allemaal het liefst niet meemaken en toch gebeurt het nog te vaak.
Wij zijn ervan overtuigd dat het voorbereid zijn op audits een hoop ergernissen voorkomt. Een goede stap om mee te beginnen is het digitaliseren van al je verkoopdossiers. Zo krijgt u de volgende 6 voordelen.

1. Gegarandeerd complete dossiers

Het is al even bekend dat digitaal werken de toekomst is. Toch werken de meeste autodealers nog met fysieke verkoopdossiers. Door te werken met digitale dossiers zorgt u voor overzichtelijkheid en structuur. Zo raakt u geen documenten kwijt en weet u zeker dat alle dossiers compleet zijn, dankzij de compleetheidscheck.

2. Onzekerheden uitsluiten: zekerheid dat de documenten op orde zijn

De autoverkoop loopt goed en u ziet het aantal verkoopdossiers opstapelen. Ze verdwijnen erna in de archiefkasten en vlak voor de audits moeten opgevraagde dossiers ineens ten tonele verschijnen. Een goed systeem zorgt ervoor dat u ze niet per stuk op hoeft te zoeken. Juist als het druk is om dat de verkopen goed gaan, is er minder tijd voor het afronden van de dossiers. De nieuwe klant gaat natuurlijk altijd voor. Voor u het weet bent u twee weken verder en stapelt het lijst onaffe dossiers zich op. Hoe weet u dan welke documenten nog ontbreken bij welke klant? Het Document Management Systeem geeft in een checklist aan welke documenten er zijn en welke nog toegevoegd moeten worden.

3. Overzicht bieden – wat zijn de eisen, wat moet er gebeuren en wanneer moeten wat verlengd worden?

Vooral als uw autobedrijf werkt voor meerdere merken, is het lastig om bij elk personeelslid tussen de oren te hebben wat er precies moet gebeuren bij importeur A en wat bij importeur B. DocBase sluit aan op meerdere dealer management systemen en kan dat soort verschillen gemakkelijk inzichtelijk maken. Zo zijn uw medewerkers snel op de hoogte.

4. Weten dat je voldoet aan de eisen, geen verrassingen achteraf

Juist omdat de automotive-branche in ontwikkeling is, veranderen ook de eisen nog weleens. Vooral ook rond bijvoorbeeld de AVG is het soms onduidelijk wat er wel en niet moet. Zodra duidelijk is hoe de nieuwe eis toegepast moet worden, moeten medewerkers dat goed tussen de oren krijgen en gaan toepassen. De praktijk is weerbarstig. U zal de eerste niet zijn die na een jaar voor de verrassing komt te staan dat dingen wel doorgesproken zijn, maar waarbij na enkele maanden de uitvoering is blijven steken. De software van DocBase kan aan de nieuwe eisen aangepast worden en zo elke dag inzichtelijk maken dat er nog iets ontbreekt. Daarmee voorkom je sowieso dat je achteraf verrast wordt met de ontdekking dat je toch niet aan de AVG-eisen voldoet.

5. Geen stress en irritatie

We maken ons er allemaal weleens schuldig aan: op het laatste moment ergens aan beginnen. Morgen ga ik de auto wassen of volgende week doe ik de belastingaangifte. Allemaal voorbeelden van uitstelgedrag. Dit gebeurt dus ook met het opzoeken van alle dossiers voor de audit.

Als u achterloopt met de dossiers neemt de irritatiefactor en de tijdsverspilling toe. Voor u het weet is een medewerker een half uur kwijt met zoeken, terwijl hij dat in een paar minuten had kunnen doen toen hij nog met die verkoop bezig was. Voor de medewerker is het vervelend om veel tijd kwijt te zijn aan die administratie. Daarbij levert het stress op want hij denkt telkens: “Oh ja, ik moet nog even de inruiltaxatie toevoegen. En nog dat het paspoortkopie bij die andere klant.” Op de dag van de audit is de spanning om te snijden.

Wanneer u goed voorbereid te werk gaat en alle documentatie onder controle hebt, hoeft u het ook niet uit te stellen. Dat scheelt bakken met stress.

6. Minder tijd kwijt

Zelfs de perfectionisten, die elke week de dossiers op orde weten te krijgen, ervaren het administreren vaak als een vervelende taak. Daarom is het zaak de administratie zo eenvoudig mogelijk te maken door gebruiksvriendelijke software. Hoe makkelijker het is, hoe eerder u klaar bent. Met DocBase kan er tijd bespaard worden op het bijhouden van de documenten. Dat is in de praktijk bewezen bij dealer Broekhuis: “We kunnen de auto’s sneller afleveren. Daar zijn berijders, verzekeraars en leasemaatschappijen heel blij mee.” Zo blijft er tijd over voor het belangrijke werk: auto’s verkopen.

Steeds meer autobedrijven zien de voordelen van het werken met een document management systeem voor hun verkoopdossiers. Behalve de audits zijn er nog meer voordelen van digitale verkoopdossiers.