Tijdsverspilling wordt tijdwinst: de succesvolle verkoper in de automotive

Weet je wat administratieve tijdwinst voor een verkoper oplevert? Enerzijds dat er tijd overblijft om datgene te doen waar hij/zij goed in is: verkopen! Anderzijds dat er kostbare uren voorkomen worden, want laten we eerlijk zijn de afdeling sales wordt over het algemeen goed betaald. Waar die tijdsverspilling in zit en hoe je tijdwinst kunt behalen dat lees je in deze blog.

Dagelijks zoeken als tijdsverspilling

Iets wat mogelijk herkenbaar is vanuit de praktijk: een klant belt, er moet iets worden opgezocht. De informatie die benodigd is is destijds aangeleverd door een toeleverancier. ‘Waar heb ik het ook alweer opgeslagen.’ Er wordt gechecked bij een collega of salesmanager. ‘Ik moet het wel ergens hebben, maar waar ook alweer…’, is het antwoord. 

Veel tijd kwijt zijn om verkoopdossiers compleet te krijgen

Dat er tientallen documenten in een verkoopdossier zijn dat hoeven we geen enkele autoverkoper uit te leggen. De offerte, het kentekenbewijs, de inruilwaardering, de onderhoudshistorie, leveringsvoorwaarden, garantieinformatie en nog heel veel meer leggen dagelijks een groot beslag op tijd door het maken van administratieve uren. Vaak wordt er van alles digitaal één voor één gescand en vervolgens worden de papieren documenten ergens in een ordner opgeslagen.

Interne discussies

In het ergste geval wordt de effectieve verkooptijd met procenten per dag verlaagd, omdat er interne discussies ontstaan. Het kan voorkomen dat informatie die klanten wensen helemaal niet meer vindbaar is. Dan valt er iets uit te leggen. De discussie kan ook ontstaan met de  IT-manager die behoorlijke uitdagingen ondervindt op het gebied van backup. ‘Als zoveel informatie decentraal wordt opgeslagen, hoe hou ik dan grip en controle?’ Backup, maar ook veiligheid komen dan in het gedrang.

Handmatig gedoe, het schakelen tussen systemen

Tot slot gaat vaak veel tijd verloren om informatie van de ene naar de andere plek handmatig over te zetten. Een e-mailbericht van een klant naar een CRM- of DMS systeem is daar wellicht een herkenbaar voorbeeld daarvan.

Dit is hoe je tijdwinst behaalt

Met behulp van onze oplossing DocBase wordt onnodig tijdverlies voorkomen. Dat gebeurt onder andere vanwege het volgende:

•  Ingescande documenten worden op een intelligente manier (met behulp van AI) automatisch herkend en opgeslagen op de juiste bestemming. Bovendien kun je alle documenten van een verkoopdossier in één keer op de scanner leggen.
• Het dagelijks zoeken naar informatie wordt voorkomen omdat DocBase integreert met andere systemen, zoals SAM en Autoline. Waardoor je alles echt op één centrale plek hebt en klanten razendsnel kunt bedienen.
• DocBase maakt gebruik van metadata. Daardoor hoef je niet na te denken in welke map iets is opgeslagen, je krijgt aangereikt waar het zich kan bevinden.
• De wijze waarop efficiënte werkprocessen ingericht moeten worden in de automotive industrie is bij ons bekend. Dat betekent dat we er alles aan doen om onnodige handelingen te elimineren.
• De verkoper hoeft geen zorgen meer te hebben over de compleetheid. Als er namelijk iets ontbreekt krijgt hij/zij automatisch een waarschuwing.  

Meer tijd voor verkopen?

Als je in staat bent om per verkoper elke dag uren aan administratieve last te besparen dan betekent dit ook dat je meer met bestaande commerciële mensen kunt doen. Op plekken waar accountmanagers schaars zijn kan dit een aanvullende positieve boodschap zijn. 

Eens doorpraten?

We maken graag tijd voor een tijdbesparend gesprek.