Optimaliseren van documentintensieve processen met DocBase

Het automatiseren van verkoopdossiers is waar we autodealerorganisaties bij helpen. Dat beschreven we in onze vorige blog. In dit artikel duiken we dieper in de implementatie van DocBase en hoe het optimaliseren van documentintensieve processen in z’n werk gaat. Ontdek de verschillende fasen van het implementatieproces en de positieve resultaten die worden behaald voor de automotive industrie. 

Een zachte blauwdruk is al aanwezig…

Hoe de automotive industrie werkt en welke systemen er gebruikt worden dat is bij ons bekend. Ook de koppelingen met deze systemen, zoals Autoline, zijn al aanwezig. Daardoor kan de uitwisseling van data tussen deze systemen, of datawarehouses, met DocBase plaatsvinden. Met de ervaringen die we bij vergelijkbare klanten hebben opgedaan hoeft een implementatie daarom ook geen maanden in beslag te nemen. Grofweg zijn er drie fases te onderscheiden: 

Fase 1: de analysefase – het aanbrengen van efficiency

Allereerst brengen we gezamenlijk de bestaande IT-systemen en het gebruik daarvan in kaart tijdens een workshop. Belangrijk is om te ervaren welke velden in systemen, zoals bijvoorbeeld Autoline, van belang zijn, zodat we later een logische koppeling of business regel kunnen bepalen. Tijdens de analysefase wordt ook onderzocht of bestaande processen wel logisch zijn door met gebruikers in gesprek te gaan. Als voorbeeld kan bijvoorbeeld blijken dat het handmatige proces te veel goedkeuringsprocessen heeft. Zo wordt voorkomen dat onnodige processen gedigitaliseerd worden. 

Fase 2: het testen van stapsgewijze verbeteringen – continuïteit aan het bestaande proces

Na de analysefase worden stapsgewijze, geleidelijke verbeteringen voorgesteld en de DocBase inrichting aangepast aan de specifieke situatie binnen jouw bedrijf. Op die manier komen bestaande werkprocessen niet onder druk te staan. Door het incrementeel inrichten en diverse tests te doen is onze ervaring dat klanten in relatief korte tijd (tien tot vijftien dagen) een werkend systeem hebben.

Dat is overigens een belangrijk voordeel ten opzichte van competitieve systemen, waar vaak maandenlang dure consultants nodig zijn voor de inrichting van een volledig documentmanagementsysteem en de daarbij behorende geautomatiseerde documentgedreven werkprocessen.

Fase 3: het finetunen van de oplossing – een continu proces

De genoemde fases worden allemaal ondersteund door een zeer ervaren consultant op het gebied van document management. Ook na de inrichting zullen gesprekken met gebruikers plaats blijven vinden om het documentmanagementsysteem up-to-date te houden of verder door te ontwikkelen. Een groot voordeel van DocBase is namelijk de flexibiliteit: op elk moment kun je opnieuw besluiten om maatwerk aan te (laten) brengen. 

Eenvoud heeft onze voorkeur

Als er incomplete gegevens zijn dan kunnen ook andere databronnen worden bevraagd. Of we kunnen bijvoorbeeld zorgen voor prachtige dashboards. Alleen is onze stelling dat je dit niet per se nodig hebt als je verkoopdossiers compleet zijn. Wanneer je verkoopdossiers namelijk altijd kloppend, dus actueel zijn, hoef je ze ook niet extra te monitoren. Je kunt erop vertrouwen dat alles klopt. 

Wat zijn de resultaten na een implementatie?

Grip en overzicht op alle verkoopdossiers is een belangrijk resultaat, wat nog meer positieve effecten heeft, waaronder:

• Blije klanten, want er ontbreken geen gegevens meer op voorwaarde dat de verkoper of binnendienstmedewerker correct reageert op de automatisch gegenereerde notificaties.
• Een sneller verkoopproces: meer klanten kunnen bedienen in dezelfde tijd.
• Moeizame gesprekken met auditors worden voorkomen, omdat verkoopdossiers compleet zijn.
• Overdraagbaarheid van dossiers: collega’s, ook van andere vestigingen, kunnen verkoopdossiers inzien als ze daartoe geautoriseerd zijn.
• Commerciële medewerkers kunnen hun administratieve werkzaamheden vanaf een hybride werkplek (thuis, op kantoor of onderweg) uitvoeren.
• Meer verkopen kunnen afhandelen met dezelfde hoeveelheid mensen; zo heeft de binnendienst van een van onze klanten de hoeveelheid verwerkte verkoopdossiers kunnen verdubbelen zonder extra mankracht.

Meer weten?

Neem dan contact met ons op of download hier de case study van Broekhuis Groep om van hun ervaringen te leren. Want als je proactief werkt aan geautomatiseerde verkoopdossiers, dan zijn ze eerder compleet, is de auditor blij, worden auto’s sneller besteld, afgeleverd en betaald. Bovendien maak je het werken onderling een stuk leuker, want een collega aanspreken op het feit dat hun werk onvolledig is daar zit niemand op te wachten.