Met een DMS kunt u meer dan u denkt! 6 voorbeelden

Een bonnetje kwijt zijn, een contract dat vanzelf doorloopt of een offerte vergeten na te bellen; iedereen heeft het weleens meegemaakt. Medewerkers zijn bezorgd dat hun dit overkomt of hebben er zelfs nachtmerries van. Dankzij digitalisering is dit totaal niet meer aan de orde. Sterker nog: wie droomt er nou niet van een systeem dat werk uit handen neemt? Het DocBase document management systeem (DMS), is een slim digitaal systeem dat niet alleen documenten bewaart, maar ook slim meewerkt. Ontdek de 6 voorbeelden van een droomsysteem:

1. Complete dossiers

Neem bijvoorbeeld de autobranche: bij elke verkoop moet er een compleet dossier aanwezig zijn. En bij een audit moeten ineens alle papieren op orde zijn. Autoverkopers willen graag verkopen en die administratie voelt als huiswerk. DocBase helpt verkopers door precies aan te geven welke documenten er nodig zijn en laat via een checklist zien welke nog missen. Is er al een kopie van het rijbewijs gemaakt? Zit de inruiltaxatie er wel bij? Zo hoeft de verkoper geen tijd te besteden aan het nalopen van het dossier. In één oogopslag ziet de verkoper wat er nog ontbreekt. Vooral wanneer dealers werken voor meerdere merken kan DocBase veel tijd besparen. DocBase sluit namelijk naadloos aan op dealersystemen en biedt een hoge mate van veiligheid in het kader van de AVG.

2. Zicht op contracten

Wie wil er nou niet een seintje als een contract bijna verloopt? Voor u het weet, zit u weer een jaar aan een contract vast! Dat gebeurt snel bij contracten die niet tot de core business behoren en waar u niet veel aan denkt. Die zaken waarvan u wilt dat het als ‘vanzelf’ gaat: de beheerder van de planten in het pand of de glazenwasser. Wie even nadenkt kan snel een handvol van dit soort contracten opnoemen: een leasecontract, een huurcontract of een onderhoudscontract. Een goed documentsysteem bewaart zowel het contract als de opdrachtbevestigingen en offertes overzichtelijk. Wie dat slim bewaart, krijgt ook meteen inzicht: welke afspraken zijn er precies, wie heeft dat afgesproken, tot wanneer geldt dat en wat is de opzegtermijn? En nadert de opzegtermijn, dan krijgt de juiste medewerker een seintje: wilt u dat het contract verlengd wordt?

Met de nieuwe AVG is het ook verplicht om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan nodig is. Ook daarbij kan dit slimme documentsysteem helpen: als de bewaartermijn van een contract is verstreken, worden de documenten verwijderd.

3. Goede klantrelaties

Steeds meer bedrijven profiteren van het gebruik van een documentenopslagsysteem in combinatie met een CRM-systeem voor de klantrelaties. Wie een losstaand CRM-systeem gebruikt, zal wel herkennen dat in de praktijk klanten soms twee keer met dezelfde vraag gebeld worden. Met een geïntegreerd systeem is het mogelijk om mailtjes, documenten, gespreksverslagen en meer in één systeem te bewaren. Collega Piet ziet de toegestuurde documenten dan ook. Ook weet hij dat collega Jan vorige week al gebeld of gemaild heeft over die ene vraag. Zo’n droomsysteem werkt efficiënter en voorkomt blunders richting de klant.

Lees in ons gratis e-book DMS – van zoeken naar vinden waarom een DMS onmisbaar is

4. Nauwkeurig en sneller factuurbeheer

Inkomende facturen goed verwerken is een nauwkeurige klus. U wilt niet teveel betalen, maar ook vooral niet te laat. Bij het handmatig verwerken van facturen is een foutje snel gemaakt en zo’n foutje herstellen kost handenvol tijd. Facturen digitaliseren kan fouten voorkomen. De factuur wordt herkend, in het juiste proces of dossier gezet waarna de afhandeling start. Medewerkers hebben snel inzicht in de juiste factuur en de bijbehorende correspondentie. Uiteindelijk levert het een kortere doorlooptijd op. Uw medewerkers zijn minder tijd kwijt met het verwerken van een factuur en de leverancier krijgt sneller betaald.

5. Arbo, milieu en certificaten altijd op orde

Op een dag staat er ineens een controleur op de stoep die wil zien hoe het met de kwaliteit, de arbo en certificering zit. Piet heeft zijn certificaat wel gehaald, maar die blijkt niet meer geldig. De milieuregels staan inderdaad ergens in een document op de gedeelde schijf, maar niemand weet meer of het de laatste versie is. En de arboregels zitten in het hoofd van de medewerker die net vertrokken is. Het resultaat laat zich raden: boetes, imagoschade of erger nog: bedrijfsongevallen. Hoe voorkomt u dit soort schade? Vaak is dit de taak van de kwaliteitsmanager.

Hoe een kwaliteitsmanager het regelt verschilt per persoon. Een KAM-systeem (Kwaliteit, Arbo en Milieu) kan de taak van de kwaliteitsmanager enorm verlichten. Verloopt een certificering of is het tijd voor een opfriscursus? Dan geeft het KAM-systeem een seintje. Ook helpt het systeem om te voldoen aan wet- en regelgeving. Het systeem biedt overzicht van bijvoorbeeld de ISO- of NEN-normen waar het bedrijf aan moet voldoen. Zo zien medewerkers gemakkelijk wat er van hen verwacht wordt en aan welke voorschriften zij zich moeten houden. De kwaliteitsmanager kan zijn tijd besteden aan het uitzoeken van nieuwe regelgeving voor het bedrijf. Komt de periodieke audit vandaag? Dan liggen de laatste versies van de documenten keurig te wachten in het KAM-systeem.

6. Uw HRM-systeem up-to-date

Een slordig HRM-systeem kan een nachtmerrie zijn: tijdelijke medewerkers die rechten opbouwen omdat het einde van het contract niet op tijd aangegeven is. Slechte beoordelingen die niet meer teruggevonden kunnen worden of onduidelijkheid rond de secundaire arbeidsvoorwaarden. Het kost niet alleen tijd en geld, maar ook het plezier van uw personeelsleden. Extra belangrijk om dit goed op orde te hebben. Maar het personeelsdossier is wel een draakje: het heeft vaak nog een papieren kant en bevat een veelheid aan documenten. Voor Hogeschool Rotterdam met drieduizend medewerkers en dertigduizend studenten is een efficiënt en betrouwbaar documentsysteem van groot belang. DocBase is daar succesvol ingezet en dat leidde tot grote tevredenheid. Een personeelsdossier is in een handomdraai aangemaakt en 90% van de gegevens wordt automatisch ingevuld. Dat scheelt een hoop tijd. Binnen het systeem worden de verantwoordelijkheden en autorisaties eenvoudig verdeeld en onderhouden. Dat dit gegarandeerd op orde is geeft de organisatie en gebruikers een vertrouwd gevoel.

DocBase biedt een modulair opgebouwd documentsysteem voor een adequate en goed doordachte informatie-infrastructuur. Zo weet u zeker dat u voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. DocBase biedt geen duur maatwerk, maar een passende en werkende oplossing.

Al sinds 1992 brengt DocBase structuur in de documentcollecties van overheidsinstellingen en profitorganisaties met een omvang van enkele tot duizenden medewerkers. Structuur die zorgt voor een efficiëntie- en effectiviteitsverbetering van alle documentgerelateerde werkprocessen en -procedures.