Intelligent en krachtig beheer van verkoopdossiers bij autodealers

De aanschaf van een auto is voor de meeste mensen een blij moment. Dat geldt ook voor de autodealer zelf, want er is een nieuwe klant bijgekomen of een bestaande relatie wordt gecontinueerd. Waar accountmanagers en de verkoopbinnendienst echter minder blij van worden is het steeds grotere aantal documenten dat in de verkoopdossiers aanwezig moet zijn. Het onderhouden ervan is in veel gevallen een tijdrovende aangelegenheid geworden. 

Maar er zijn toch Dealer Management Systemen?

Hoewel Dealer Management Systemen (DMS) vaak als oplossing worden gezien, blijken ze in veel gevallen tekort te schieten in het volledig beheren van verkoopdossiers. Deze vaak opgelegde complexe ERP-systemen van automerken (meestal om grip te krijgen op verkoopcijfers) blijken niet altijd de gewenste resultaten te leveren. Dit wordt vooral duidelijk voor autodealerorganisaties die meerdere merken vertegenwoordigen, wat resulteert in het gebruik van diverse DMS-systemen. Dit leidt op zijn beurt tot handmatige handelingen om verkoopdossiers te voltooien – het welbekende “O ja, ik moet nog even…”

Dagelijkse documentuitdagingen

De weg naar een glimmende nieuwe auto, of occasion, is geplaveid met papierwerk. Gelukkig kan het anders. Maar laten we eens een diepgaande duik nemen in de documentuitdagingen van autodealerbedrijven die allemaal in een centraal verkoopdossier bijeen zouden moeten komen:

• Offertes: een op maat gemaakte offerte waarin opties, financieringsmogelijkheden en andere condities beschreven staan.
• Proefritformulieren: als een klant een proefrit maakt zal daar vaak een handtekening voor nodig zijn, maar ook kan een proefritformulier een bijdrage leveren aan klantervaringen.
• Getekende overeenkomsten: waarin prijzen, betalingsvoorwaarden en garanties beschreven staan.
• Financieringsaanvragen: die zijn bij Financial- of Private Lease vereist om de kredietwaardigheid te beoordelen. 
• Identificatie en persoonsgegevens: gegevens die moeten voldoen aan de privacywetgeving (AVG).
• Overdrachtsdocumenten: bij inruil moet het eigendom van het oude voertuig worden overgedragen maar ook is er voor de nieuwe auto een tenaamstellingscode van het RDW nodig.
• Verzekeringsdocumenten: Het voertuig moet verzekerd zijn voorafgaand aan de overdracht door de nieuwe eigenaar, maar de bestaande verzekering van de autodealer moet worden opgeheven.
• Klantinformatie na de aanschaf: denk daarbij aan documenten waarin feedback gegeven wordt door klanten over het aankoopproces, communicatievoorkeuren of toekomstige plannen.

Herkenbaar? Ongetwijfeld zijn dit uitdagingen die je op dit moment dagelijks veel tijd kosten.

Het indammen van documentgerelateerde uitdagingen

Het beheren van documenten is zelden de favoriete bezigheid van een verkoopprofessional, maar het is iets wat onmisbaar is geworden. Met onze geautomatiseerde oplossing om verkoopdossiers te beheren hoeven commercieel verantwoordelijken hierover niet meer na te denken. Op basis van een set van regels wordt bepaald welke documenten verplicht aanwezig moeten zijn in een verkoopdossier. Dit is afhankelijk van bepaalde parameters zoals status, soort verkoop, inruil of niet, enz. Het systeem toont dan de ontbrekende documenten. Het herkent ook documenten en plaatst ze zelf op een intelligente manier in het juiste dossier. Tot slot hoeft een accountmanager niets meer te vergeten: hij/zij krijgt automatisch een notificatie als een dossier voor lange termijn incompleet is. Met als resultaat nog meer tevreden klanten. Lees hier alles over DocBase voor Automotive.

Waarom het automatiseren van verkoopdossiers nog urgenter kan zijn

Ook in de automotive industrie zijn goede verkopers schaars. Als er één tijdelijk of langdurig wegvalt ontstaan vaak grote problemen. Het meer moeten doen met minder mensen, lukt vooral als accountmanagers zich nog meer kunnen inzetten voor waar ze voor zijn aangenomen: verkopen!