Een intelligent verkoopproces? Praat met alle afdelingen!

In onze vorige blog gaf Ria Schagen, Consultant en Projectmanager bij DocBase acht praktische tips over het inrichten van een intelligent Documentmanagement- of informatiesysteem. Tip 4 van haar was om met alle afdelingen te praten. Dat zette ons aan het denken. Het resulteerde in deze oproep aan sales- of accountmanagers om eens wat vaker met collega-managers een kop koffie te gaan drinken… 

DocBase is ideaal voor verkoopdossiers

Eerlijkheidshalve hebben we dat de afgelopen weken vooral onder de aandacht gebracht. Onze focus was om het tijdrovende, vaak handmatige, proces van verkoopdossiers bij autodealers te automatiseren. Op zich is deze focus een logische keuze, want meer tijd kunnen besteden aan verkoop levert vooral ook extra geld op. Maar dit keer doen we een oproep om verder te kijken dan alleen commercie en dit is waarom: 

De kracht van een flexibel systeem

Het interessante is dat je binnen DocBase niet vastzit aan hoe iets heet. Dat betekent dat ‘een verkoopdossier’ ook een ‘inkoopdossier’ kan zijn en een verkooporder of verkoopfactuur net zo goed een inkooporder of inkoopfactuur. Daarmee is DocBase ineens ook ideaal voor de manager inkoop, alleen moet hij/zij daar wel van op de hoogte zijn. 

Een tweede voorbeeld bij autodealers

Dat het praten met andere afdelingen of collega’s loont zal met het verkoop-inkoop voorbeeld duidelijk zijn. Recent hebben we ook bij een autodealer het proces van garantiedossiers ingeregeld. In het verleden ging er een medewerker met de auto langs de vestigingen om bij een claim de garantieformulieren op te halen. Een zeer tijdrovend en bovendien kostbaar proces. Met DocBase is alles rondom claims en garanties nu volledig beschikbaar in een gecentraliseerde en veilig toegankelijke omgeving. 

DocBase is ideaal voor dossiervorming

Elke afdeling die te maken heeft met dossiers kan profiteren van DocBase, bijvoorbeeld ook de HR-afdeling die HR-dossiers wil automatiseren. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat bepaalde velden altijd verplicht zijn om in te vullen, maar ook dat vaste waardes automatisch worden ingevuld. De documenten in dossiers goed leesbaar maken lukt ook door de koppeling met X-Forms waarin sjablonen aangemaakt kunnen worden. Ook dat is een vorm van automatisering, gemak en professionaliteit. 

Samengevat

Als je niet met elkaar spreekt dan komt er in de praktijk vaak van alles aan IT gerelateerde oplossingen binnen. Dit resulteert in complexiteiten, maar vooral ook hoge kosten om systemen met api’s aan elkaar te knopen. Bovendien ga je met één intelligent informatiesysteem voor de hele organisatie elkaar ongetwijfeld beter begrijpen als het om de gewenste werkwijze gaat. 

Heb je geen tijd?

Dan komen wij desgewenst met je collega-manager praten. Als DocBase eenmaal in huis is kunnen andere afdelingen er, stap voor stap, van gaan profiteren. ‘Nog beter gebruikmaken van reeds gemaakte investeringen’, wordt het ook wel genoemd.