De power van METADATA

In de snel veranderende wereld is informatie de sleutel. Van het nemen van belangrijke beslissingen tot het volgen van de voortgang en evalueren van strategieën, de toegang tot kwalitatieve goede en actuele informatie is essentieel voor succes. Daar komt informatiemanagement beleid om de hoek kijken.

Bij data-gedreven besluitvorming wordt steeds meer ingezien dat één type bron nog veel extra aandacht vraagt namelijk ongestructureerde data. Documentopslag in diverse vormen zoals directories op een server, Sharepoint sites, applicaties voor specifieke doeleinden, het maakt het vinden van de juiste informatie er niet makkelijker op. De komst van generatieve kunstmatige intelligentie (genAI) kan hierin een gamechanger worden.

Om te profiteren van kunstmatige intelligentie hebben bedrijven goede data nodig en dat geeft sectoren met meer digitale bedrijfsprocessen een concurrentievoordeel schrijven de analisten. Dit betekent dat sectoren die meer gedigitaliseerd zijn, eerder in staat zijn om genAI te implementeren en de daaruit volgende verbeteringen voor productiviteit te realiseren. Het op een consistente en gedisciplineerde manier verwerken van informatie wordt steeds belangrijker.

In de data-gedreven wereld is het van groot belang om documenten en records effectief te categoriseren met METADATA om een zo groot mogelijk informatiepotentieel beschikbaar te hebben wanneer je AI gaat inzetten. Daarmee kan een hogere efficiency, beter kunnen voldoen aan afspraken en regelgeving en betere besluitvorming worden gerealiseerd. Maar het maakt je werk ook makkelijker en leuker.

METADATA of tags zoals deze ook wel genoemd worden kunnen worden ingedeeld in een paar categorieën: beschrijvend, structureel, administratief, referentie, statistisch en wettelijke metadata. Het is naast deze categorieën ook handig om groepen metadata in te delen in verschillende klassen zoals klantendata, productgegevens, marketingmateriaal, beeldbank, etc.

Onderzoek (Deep Analysis 2024) heeft uitgewezen dat de combinatie van AI en het structureren middels metadata van ongestructureerde data een powerhouse duo is voor bedrijven. Met het goed beheren van ongestructureerde data in je systemen kan veel meer waarde uit de opgeslagen informatie worden gehaald op geautomatiseerde wijze.

Informatiemanagement beleid: hoe halen we het meest uit onze data.

Goed beleid betekent niet alles maar opslaan. Het betekent vooral ook het inrichten van zogenaamd Information Life-cycle Management (ILM) waarmee de bewaartermijn wordt vastgelegd, je informatie op tijd vernietigt en goed rubriceert. Dat rubriceren is ook van belang voor informatiebeveiliging en voldoen aan regelgeving zoals bijvoorbeeld AVG eisen. Zo werk je vanuit een opslag mindset naar een informatie mindset.

Met de juiste tools hoeft dit voor je medewerkers niet meer maar juist minder administratieve last te betekenen. METADATA helpt daarbij omdat vanuit de diverse systemen zoals bijvoorbeeld het Dealer Management Systeem gegevens gebruikt worden om automatisch documenten in het juiste dossier te laten landen. Het is anno nu toch van de zotte dat documenten door salesmanagers vanuit verschillende applicaties worden geprint, bij elkaar op de stapel gelegd om ze dan vervolgens als één PDF op te slaan in een andere applicatie? Laat net zoals dit in nieuwe auto’s het geval is de systemen het saaie werk doen. Dan kun jij je richten op waar je voor gekomen bent, mensen blij maken met het verkopen van auto’s.

Door Rob Hilferink