De huidige situatie

Als dealerbedrijf verwerkt u dagelijks een enorme hoeveelheid documenten: verkoopcontracten, kentekenbewijzen, onderhoudsfacturen, garantieaanvragen… en die zitten vaak verstopt in mappen, e-mails of losse systemen. U wilt ze later terugvinden, maar weet niet meer precies waar u ze hebt opgeslagen. Dat kost tijd, levert frustratie op en verhoogt de kans op fouten.

Documentchaos

Traditioneel werken we met mappenstructuren. Dat klinkt overzichtelijk, maar in de praktijk levert het chaos op:

• Een document past in meerdere mappen, maar kan maar op één plek staan.
• Iedereen geeft zijn eigen invulling aan de structuur.
• Gevolg: dubbele bestanden, oude versies en eindeloos zoeken.

Gemiddeld is een kenniswerker 1,5 uur per dag kwijt aan het zoeken naar informatie. In een dealerbedrijf met strakke marges is dat pure verspilling.

In de automotive draait alles om snelheid, precisie en compliance. DocBase is volledig ingericht op de processen van dealerbedrijven, importeurs en leasemaatschappijen. Onze metadata-aanpak is gebaseerd op best practices in de sector, zodat u direct profiteert van onze ervaring bij talloze dealers in België en de rest van Europa.

Slimme labels

DocBase doorbreekt deze werkwijze door te werken met metadata. Metadata zijn slimme “labels” die u aan een document koppelt: bijvoorbeeld klantnaam, kenteken, project, status, datum of verantwoordelijke medewerker. Het zegt wat een document is, in plaats van waar het staat.

De werkwijze:

1. U slaat een document op en geeft het een paar metadata-labels.
2. Het document wordt automatisch aan het juiste dossier(bijvoorbeeld verkoop, after sales of garantie).
3. U kunt het document vanaf meerdere invalshoeken vinden: klant, project,datum, status… alsof u in een webshop filters gebruikt.
4. Workflows en toegangsrechten worden automatisch bepaald op basis van de metadata.