Verkoopdossiers

Bij DocBase weten we dat er heel veel ontwikkelingen zijn in de Automotive. De grote concurrentieslag van de elektrische auto en de ontwikkeling van het agentuur model gaat voor grote veranderingen zorgen. Maar uiteindelijk wil je zoveel mogelijk auto’s verkopen tegen zo laag mogelijke kosten. Een mogelijk is om ontzorgd te worden met administratieve werkzaamheden. Het probleem is dat nu heel veel documenten op uiteenlopende momenten uit verschillende systemen verzameld moet worden. Deze documenten worden versnipperd en niet gestructureerd opgeslagen. Hierdoor is het dossier niet compleet en kost het je heel veel tijd om de juiste informatie te vinden. Dit frustreert je.

Het kan toch niet zo zijn dat anno nu het beheren van documenten zoveel tijd en moeite kost. Automatisering komt hierbij om de hoek kijken. Wij geloven in het compleet krijgen van dossiers en dient efficiënt te verlopen. Wij begrijpen dat het niet kunnen vinden van informatie frustreert. Daarom hebben we DocBase automotive ontwikkeld.

Fase 1: de analysefase – het aanbrengen van efficiency

Allereerst brengen we gezamenlijk de bestaande IT-systemen en het gebruik daarvan in kaart tijdens een workshop. Belangrijk is om te ervaren welke velden in systemen, zoals bijvoorbeeld in Autoline, van belang zijn, zodat we later een logische koppeling of business regel kunnen bepalen. Tijdens de analysefase wordt ook onderzocht of bestaande processen wel logisch zijn door met gebruikers in gesprek te gaan.

Zo kan bijvoorbeeld blijken dat het handmatige proces te veel goedkeuringsprocessen heeft. Zo wordt voorkomen dat onnodige processen gedigitaliseerd worden.

Fase 2: het testen van stapsgewijze verbeteringen – continuïteit aan het bestaande proces

Na de analysefase worden stapsgewijze, geleidelijke verbeteringen voorgesteld en de DocBase inrichting aangepast aan de specifieke situatie binnen jouw bedrijf. Op die manier komen bestaande werkprocessen niet onder druk te staan. Door het incrementeel inrichten en diverse tests te doen is onze ervaring dat klanten in relatief korte tijd (tien tot vijftien dagen) een werkend systeem hebben.

Dat is overigens een belangrijk voordeel ten opzichte van competitieve systemen, waar vaak maandenlang dure consultants nodig zijn voor de inrichting van een volledig documentmanagementsysteem en de daarbij behorende geautomatiseerde documentgedreven werkprocessen.

Fase 3: het finetunen van de oplossing – een continu proces

De genoemde fases worden allemaal ondersteund door een zeer ervaren consultant op het gebied van document management. Ook na de inrichting zullen gesprekken met gebruikers plaats blijven vinden om het documentmanagementsysteem up-to-date te houden of verder door te ontwikkelen.

Een groot voordeel van DocBase is namelijk de flexibiliteit: op elk moment kun je opnieuw besluiten om maatwerk aan te (laten) brengen.