Optimale automatisering voor autodealers

In deze blog leggen we uit hoe je ervoor zorgt dat een autoverkoper of binnendienstmedewerker geen administrateur is. De traditionele wereld van ordners, plastic insteekmappen met papieren documenten en een hoop handmatig gedoe hoeft niet meer te bestaan. Ontdek hoe je als autodealerorganisatie de kracht van slimme automatisering kunnen benutten.

Uitdagingen met dagelijkse documenten

In onze vorige blog bespraken we al het grote aantal documenttypen dat aanwezig moet zijn in verkoopdossiers. Denk aan persoonsgegevens, klantverzoeken, offertes, proefritformulieren, financieringsaanvragen, overdrachtsdocumenten, verzekeringsdocumenten en nog veel meer. Al deze documenten moeten voor- en na het verkoopproces veilig en centraal worden opgeslagen. Anders kunnen audits uitmonden in langdurige discussies. Bovendien hebben verkopers en binnendienstmedewerkers steeds vaker te maken met regelgeving rond bewaartermijnen.

Vereenvoudiging van het administratieve verkoopproces

Verkopers en binnendienstmedewerkers hoeven niet langer documenten naar hun e-mailadres te scannen en dan na te denken over waar en hoe ze moeten worden opgeslagen. Alle (ondertekende) papieren documenten die bij een klant horen, kunnen namelijk in één keer worden gescand. Vervolgens start er automatisch een intelligent proces. Op basis van kenmerken, ook wel metadata genoemd, worden bijvoorbeeld het klantnummer, chassisnummer en kenteken herkend op de verschillende documenten en gesplitst opgeslagen in het juiste digitale verkoopdossier. Al deze informatie wordt gecentraliseerd opgeslagen in ons documentmanagementsysteem DocBase. Maar er is nog een element dat bijdraagt aan de volledigheid van de verkoopdossiers: 

Automatisering van zakelijke regels – nooit meer iets vergeten!

We zijn goed bekend met de werkprocessen in de automotive industrie. Daarom hebben we intelligentie toegevoegd op basis van zakelijke regels (business rules). Hier zijn drie praktijkvoorbeelden: als de status van een opdracht ‘gefactureerd’ is, moet bijvoorbeeld een verkoopfactuur in het verkoopdossier worden opgenomen. Als de status ‘financial lease’ is, moet er een leaseovereenkomst aanwezig zijn. Het derde voorbeeld is dat ‘inruil’ betekent dat er ook een taxatiedocument in het dossier moet zitten. Elke gewenste logica kan worden geïmplementeerd, maar op basis van best practices is er al veel bekend in onze oplossing. 

Incompleetheid wordt voorkomen

De verkoper of binnendienstmedewerker ontvangt automatisch een e-mailnotificatie als het verkoopdossier niet compleet is op basis van de status. Als je namelijk een regel hebt ingesteld waarin staat dat iets verplicht aanwezig moet zijn, kan het systeem ook berekenen wanneer er iets ontbreekt. Zonder deze mate van automatisering komt het ontbreken van relevante informatie in het verkoopdossier niet, of te laat, aan het licht.

Meer automatisering dan alleen het verkoopproces

Automatisering, oftewel slim digitaliseren, biedt niet alleen voordelen voor het verkoopproces. We hebben ook het proces rondom garantiedossiers geautomatiseerd voor verschillende klanten in de automotive industrie. Als een klant aanspraak maakt op garantie, kunnen we ook ‘context toevoegen aan de inhoud’, zoals we dat vaak zeggen. Een ‘garantieaanvraag’ levert dan automatisch het juiste garantiecertificaat op. Stel dat de autodealer een auto met hetzelfde kenteken één keer nieuw heeft verkocht en twee keer als occasion, dan kan deze correlatie worden gelegd. Alle documentatie van deze auto kan razendsnel worden samengebracht, ondanks de drie verschillende eigenaren.