Hoe we dossiers transformeren in de Automotive Industrie: Digitalisering in actie!

Dat de kracht van een flexibel Document- of Informatiesysteem is dat meerdere afdelingen ervan kunnen profiteren, schreven we al eerder in deze blog. Verkoopdossiers, inkoopdossiers, garantiedossiers, of wat voor dossier je ook maar kunt bedenken, richten we voor je in. Maar hoe gaat zo’n proces nu precies in z’n werk? Dat vroegen we aan Dennis Roos, de specialist die onze klanten daarbij helpt. 

Het garantiedossier als voorbeeld

De uitdaging van een bekende autodealer was dat een medewerker langs alle vestigingen langs moest om bij de verschillende vestigingen de garantiepapieren en claimformulieren op te halen. Een inefficiënt, tijdrovend en duur proces. Maar hoe zorg je voor een slimmer proces? Dennis legt uit dat de start altijd een workshop is, niet alleen met medewerkers die over garanties en claims gaan, maar ook met IT-managers en dataverantwoordelijken die de veiligheid en compliance in de gaten houden. 

Stap 1: de Brown Paper Sessie

Als eerste is Dennis bij de klant op locatie geweest op een van de vestigingen. “Het begint allemaal met een groot vel papier wat op de muur wordt gehangen. Verschillende ideeën worden op papier gezet, maar eerst wordt het bestaande proces uitgetekend. Er ontstaan veel vragen zoals: welke informatie mist er, wat kan beter, wat wordt mogelijk onnodig gedaan of loopt niet naar wens? Intensief, maar altijd leerzaam.” 

Stap 2: het maken van een ontwerp

Op basis van de verkregen informatie maakt Dennis meestal binnen twee tot drie dagen een eerste ontwerp: de manier waarop een en ander zou moeten werken. Om daar echter zeker van te zijn, wordt het ontwerp besproken met dezelfde groep mensen en een demonstratie gegeven. “Afhankelijk van het aantal deelnemers, meestal vijf tot 10, vindt er meer of minder finetuning plaats”, vertelt Dennis. 

Stap 3: de acceptatie en implementatie

Nadat het ontwerp geaccepteerd is, volgt de implementatie met de groep waar alles voor ontworpen is. “De gebruikers die verantwoordelijk zijn voor het garantieproces en claims moeten op een andere manier gaan leren werken. En dat is altijd uitdagend”, merkt hij op.  Dennis heeft daar een origineel verhaal bij: “Er was eens een architect in Italië die verantwoordelijk was voor de inrichting van wegen en paden. Helaas was er geen consensus, iedereen wilde wat anders. Hij besloot daarom om het hele dorp in te zaaien met gras. Een half jaar later kwam hij terug. Door het platgelopen gras waren de gewenste paden bekend en wist hij precies waar er tegels gelegd konden worden.” 

Stap 4: controle en nazorg

Met hetgeen genoemd bij stap 3 zal iedereen begrijpen dat de inrichting van een document- of informatiesysteem een dynamisch proces is. “Daarom is mijn vakgebied zo interessant, geen dag is hetzelfde en er zijn altijd leermomenten. Mijn ervaring is dat de best practices die we opdoen in de ene branche vaak bruikbaar zijn om een goed advies te geven binnen een andere branche. Het is prachtig dat ik als documentmanagement consultant mijn opgedane ervaring kan gebruiken om dagelijkse uitdagingen te tackelen en processen waar mogelijk nog verder te versimpelen. In dit vakgebied ben je dus nooit klaar.” 

De resultaten rondom het verwerken van garantiedossiers

Wat leveren deze stappen op? Was de afsluitende vraag die we stelden. Dit waren de antwoorden van Dennis: 

• De garantieclaims worden niet meer op papier gedaan, maar zijn volledig digitaal en worden centraal in DocBase opgeslagen.
• Tijdsbesparing: er is niemand meer die kilometers moet rijden om papieren documenten op te halen.
• Inzicht/overzicht: op basis van het chassisnummer kun je precies zien welke garantieclaims er geweest zijn. Een auto kan immers vaker zijn doorverkocht.
• Het proces is auditable: tot in lengte van dagen zijn alle gegevens snel en eenvoudig terug te vinden als er een audit plaatsvindt. Met de expertise van Dennis Roos en de innovatieve aanpak van DocBase worden complexe en tijdrovende processen in de automotive industrie getransformeerd naar gestroomlijnde, digitale systemen. Dit leidt niet alleen tot aanzienlijke tijds- en kostenbesparingen, maar zorgt ook voor een betere naleving van regelgeving, een verhoogde efficiëntie en tevreden klanten.

Wil je weten bij wie we het proces van garantiedossiers hebben ingericht?

Neem dan contact met ons op en desgewenst kunnen we het ook terplekke aan je laten zien.