En tant que concessionnaire, vous traitez quotidiennement une quantité considérable de documents : contrats de vente, certificats d’immatriculation, factures d’entretien, réclamations de garantie… et ils sont souvent enfouis dans des dossiers, des e-mails ou des systèmes disparates. Vous souhaitez les retrouver plus tard, mais vous ne vous souvenez plus exactement où vous les avez enregistrés. Cela prend du temps, engendre de la frustration et augmente les risques d’erreurs.
Traditionnellement, nous utilisons des structures de dossiers. Cela paraît évident, mais en pratique, cela mène au chaos:
En moyenne, un travailleur intellectuel passe 1,5 heure par jour à rechercher des informations. Dans une concession aux marges serrées, c’est du pur gaspillage.
Dans l’industrie automobile, rapidité, précision et conformité sont primordiales. DocBase est entièrement optimisé pour les processus des concessionnaires, des importateurs et des sociétés de leasing. Notre approche des métadonnées s’appuie sur les meilleures pratiques du secteur, vous permettant ainsi de bénéficier directement de notre expérience auprès de nombreux concessionnaires en Belgique et dans le reste de l’Europe.
DocBase rompt avec ce modèle grâce aux métadonnées. Les métadonnées sont des « étiquettes » intelligentes que vous associez à un document : par exemple, le nom du client, le numéro de plaque d’immatriculation, le projet, le statut, la date ou l’employé responsable. Elles vous indiquent la nature du document, plutôt que son emplacement.