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Die Geheimwaffe von DocBase für schnelles, intelligentes und fehlerfreies Arbeiten
Die aktuelle Situation
Als Autohaus verarbeiten Sie täglich eine riesige Menge an Dokumenten: Kaufverträge, Fahrzeugscheine, Wartungsrechnungen, Garantieansprüche … und diese sind oft in Ordnern, E-Mails oder unzusammenhängenden Systemen vergraben. Sie möchten sie später wiederfinden, können sich aber nicht genau erinnern, wo Sie sie gespeichert haben. Das kostet Zeit, verursacht Frust und erhöht das Fehlerrisiko.
Dokumentenchaos
Traditionell arbeiten wir mit Ordnerstrukturen. Das klingt zwar übersichtlich, führt in der Praxis aber zu Chaos:
- Ein Dokument kann in mehrere Ordner passen, sich aber nur an einem Ort befinden.
- Jeder interpretiert die Struktur auf seine eigene Art und Weise.
- Ergebnis: doppelte Dateien, alte Versionen und endloses Suchen.
Ein Wissensarbeiter verbringt durchschnittlich 1,5 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen. In einem Autohaus mit knappen Margen ist das reine Verschwendung.
In der Automobilindustrie sind Geschwindigkeit, Präzision und Compliance entscheidend. DocBase ist vollständig auf die Prozesse von Händlern, Importeuren und Leasingunternehmen optimiert. Unser Metadatenansatz basiert auf branchenweit bewährten Verfahren, sodass Sie direkt von unserer Erfahrung mit unzähligen Händlern in Belgien und dem Rest Europas profitieren.
Intelligente Etiketten
DocBase durchbricht dieses Muster durch die Verwendung von Metadaten. Metadaten sind intelligente „Beschriftungen“, die Sie einem Dokument hinzufügen: zum Beispiel Kundenname, Kennzeichen, Projekt, Status, Datum oder verantwortlicher Mitarbeiter. Sie sagen Ihnen, was ein Dokument ist, und nicht, wo es sich befindet.
Die Methode:
- Sie speichern ein Dokument und geben ihm einige Metadaten-Tags.
- Das Dokument wird automatisch der richtigen Datei (z. B. Verkauf, Kundendienst oder Garantie) hinzugefügt.
- Sie können das Dokument aus mehreren Blickwinkeln finden: Kunde, Projekt, Datum, Status … genau wie die Verwendung von Filtern in einem Webshop.
- Arbeitsabläufe und Zugriffsrechte werden anhand der Metadaten automatisch ermittelt.