La situation actuelle

En tant que concessionnaire, vous traitez quotidiennement une quantité considérable de documents : contrats de vente, certificats d’immatriculation, factures d’entretien, réclamations de garantie… et ils sont souvent enfouis dans des dossiers, des e-mails ou des systèmes disparates. Vous souhaitez les retrouver plus tard, mais vous ne vous souvenez plus exactement où vous les avez enregistrés. Cela prend du temps, engendre de la frustration et augmente les risques d’erreurs.

Chaos documentaire

Traditionnellement, nous utilisons des structures de dossiers. Cela paraît évident, mais en pratique, cela mène au chaos:

• Un document peut tenir dans plusieurs dossiers, mais ne peut se trouver qu’à un seul endroit.
• Chacun donne sa propre interprétation de la structure.
• Résultat: des fichiers en double, des versions anciennes et des recherches sans fin.

En moyenne, un travailleur intellectuel passe 1,5 heure par jour à rechercher des informations. Dans une concession aux marges serrées, c’est du pur gaspillage.

Dans l’industrie automobile, rapidité, précision et conformité sont primordiales. DocBase est entièrement optimisé pour les processus des concessionnaires, des importateurs et des sociétés de leasing. Notre approche des métadonnées s’appuie sur les meilleures pratiques du secteur, vous permettant ainsi de bénéficier directement de notre expérience auprès de nombreux concessionnaires en Belgique et dans le reste de l’Europe.

Étiquettes intelligentes

DocBase rompt avec ce modèle grâce aux métadonnées. Les métadonnées sont des « étiquettes » intelligentes que vous associez à un document : par exemple, le nom du client, le numéro de plaque d’immatriculation, le projet, le statut, la date ou l’employé responsable. Elles vous indiquent la nature du document, plutôt que son emplacement.

La méthode:

1. Vous enregistrez un document et lui attribuez des balises de métadonnées.
2. Le document est automatiquement ajouté au bon fichier (par exemple, ventes, après-vente ou garantie).
3. Vous pouvez retrouver le document sous plusieurs angles: client, projet, date, statut… tout comme en utilisant des filtres dans une boutique en ligne.
4. Les flux de travail et les droits d’accès sont automatiquement déterminés en fonction des métadonnées.